Офіційний сайт виконкому Кам`янської міської ради Офіційний веб-сайт Кам`янської міської ради

Положення про відділ

Створено: 2016-02-09 17:54:42Оновлено: 2016-09-05 14:07:45

 І. Загальні положення

1.1. Загальний відділ Кам'янської міської ради (далі – відділ) є виконавчим органом міської ради, що утворюється міською радою у складі апарату міської ради. У складі відділу можуть утворюватися структурні підрозділи.

1.2. Відділ є підзвітним та підконтрольним міській раді, підпорядкованим виконавчому комітету міської ради та міському голові.

1.3. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», постановами Верховної Ради України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядчими актами Дніпропетровської обласної ради та обласної державної адміністрації, рішеннями Кам'янської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, затвердженими у встановленому порядку Інструкцією з діловодства у виконавчих органах Кам'янської міської ради та Регламентом виконавчих органів  Кам'янської міської ради, іншими нормативними актами стосовно ведення загального діловодства, а також цим положенням.

1.4. У питаннях організації роботи з документами і застосування норм і положень Єдиної державної системи діловодства в органах місцевого самоврядування відділ керується також Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, відповідними методичними рекомендаціями щодо застосування державних стандартів України, зокрема,  «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».

 ІІ. Основні завдання

Основними завданнями відділу є:

2.1. Встановлення  у виконавчих органах міської ради єдиного порядку документування управлінської діяльності та роботи з документами із застосуванням  сучасних автоматизованих систем.

2.2. Здійснення методичного керівництва та контролю за дотриманням установленого порядку роботи з документами у виконавчих органах міської ради.

2.3. Проведення у виконавчих органах міської ради систематичної  перевірки стану організації діловодства та контролю за виконанням документів.

2.4. Участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства, раціоналізації документообігу у виконавчих органах міської ради, засобів комп’ютерної та оргтехніки щодо оброблення та друкування службових документів.

2.5. Організація збереження виконавчими органами міської ради створеного документаційного фонду.

2.6. Розроблення інструкції з діловодства.

2.7. Здійснення реєстрації та ведення обліку й діловодного опрацювання документів управлінської діяльності виконавчого комітету міської ради.

2.8. Організація документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовка передачі на архівне зберігання щодо організаційно-розпорядчих документів управлінської діяльності виконавчого комітету міської ради.

2.9. Забезпечення супроводження діяльності керівництва міської ради та виконавчого комітету.

2.10. Забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради в частині підготовки та проведення його засідань відповідно до плану роботи виконавчого комітету міської ради.

2.11. Надання виконавчим органам міської ради методичної допомоги з питань діловодства.

ІІІ. Функції

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1.  Організовує у виконавчих органах міської ради здійснення діловодства державною мовою, реалізацію національного стандарту України щодо оформлювання документів, дотримання вимог затверджених у встановленому порядку Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам'янської міської ради та Регламенту виконавчих органів  Кам'янської міської ради.

3.2.  Узагальнює практику роботи з організаційно-розпорядчими документами, вносить міському голові пропозиції щодо її вдосконалення.

3.3.  Надає виконавчим органам міської ради методичну допомогу щодо складання й опрацювання організаційно-розпорядчих документів, вживає необхідних заходів щодо дотримання вимог законодавства про державну мову при підготовленні організаційно-розпорядчих документів, здійснює контроль за правильністю їх оформлення.

3.4. Забезпечує підготовку та проведення засідань виконавчого комітету міської ради, їх протоколювання.

3.5. Здійснює в межах повноважень заходи щодо оприлюднення на офіційному веб-сайті міської ради:

- розпорядчих документів міського голови та виконавчого комітету міської ради;

- публічної інформації стосовно діяльності відділу та виконавчого комітету міської ради.

3.6. Здійснює приймання та первинне опрацювання документів, в тому числі тих, що надійшли електронною поштою, їх попередній розгляд, реєстрацію, передачу відповідним посадовим особам, структурним підрозділам апарату та виконавчим органам міської ради, а за необхідності – підприємствам, установам, організаціям міста.

3.7. Здійснює приймання, реєстрацію і передачу за призначенням запитів на інформацію та відповідей на них стосовно діяльності виконавчого комітету міської ради та міського голови, контроль щодо строків їх виконання.

3.8. Виготовляє та видає у встановленому порядку юридичним та фізичним особам з додержанням вимог чинного законодавства, Регламенту виконавчих органів Кам'янської міської ради копії організаційно-розпорядчих документів та витяги з них.

3.9. Уносить на розгляд керівництва проекти розпорядчих документів з питань за напрямом діяльності, пропозиції до планів роботи виконавчого комітету міської ради.

3.10. Забезпечує організацію складення номенклатури справ структурних підрозділів апарату міської ради для подальшого надання на затвердження до архівного управління м.Кам'янське міської ради та контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ.

3.11. Організовує роботу поточного архіву документів, що опрацьовуються відділом, відповідно до номенклатури справ структурних підрозділів апарату міської ради.

3.12. Формує розпорядчі документи у справи, готує та передає їх у встановленому порядку до архівного управління м.Кам'янське міської ради на постійне зберігання.

3.13. Здійснює діловодний контроль за строками виконання контрольованих організаційно-розпорядчих документів. За необхідності складає відповідну довідку для інформування міського голови про стан та хід їх виконання.

3.14. Вивчає позитивний досвід роботи щодо організації роботи з організаційно-розпорядчими документами органів влади вищого рівня, виконавчих комітетів міських рад інших міст.

3.15. Забезпечує взаємодію виконавчого комітету міської ради з  органами виконавчої влади вищого рівня щодо виконання законів України, постанов Кабінету Міністрів України, організаційно-розпорядчих документів голови обласної державної адміністрації, міського голови, виконавчого комітету міської ради за напрямами діяльності відділу.

3.16. Проводить наради-навчання з питань організації роботи з організаційно-розпорядчими документами.

3.17. Здійснює координацію роботи виконавчих органів міської ради щодо користування документами, готує звіти, інформації з питань ведення діловодства.

3.18. Здійснює облік бланків суворої звітності: бланків розпоряджень міського голови та рішень виконавчого комітету міської ради, посадових бланків міського голови, бланків листів виконавчого комітету.

3.19. Готує довідки, інформації, методичні матеріали з питань діловодства.

3.20. Здійснює організаційні заходи щодо запобігання корупції та контроль за додержанням посадовими особами відділу вимог антикорупційного законодавства.

3.21. Опрацьовує запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад з питань, що належать до компетенції відділу.

3.22. Розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян, запити на інформацію.

3.23. Здійснює копіювання примірників організаційно-розпорядчих документів, що стосуються діяльності виконавчого комітету та структурних підрозділів апарату міської ради.

3.24. Виконує інші функції, пов’язані з реалізацією наданих повноважень.

ІV. Права

Відділ має право:

4.1. Здійснювати перевірку та контроль за дотриманням Регламенту виконавчих органів Кам'янської міської ради, вимог законодавства про діловодство у структурних підрозділах апарату міської ради та виконавчих органах міської ради.

4.2. Залучати посадових осіб виконавчих органів міської ради (за погодженням з їх керівниками) для розгляду та вирішення питань, що належать до його компетенції.

4.3. Одержувати у встановленому порядку від керівників виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій міста всіх форм власності документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ функцій.

4.4. Повертати виконавцям організаційно-розпорядчі документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення норм ділового мовлення, вимог Інструкції з діловодства у виконавчих органах Кам'янської міської ради та Регламенту виконавчих органів Кам'янської міської ради.

4.5. Скликати у встановленому порядку наради з питань, що належать до його компетенції.

4.6. Уносити міському голові пропозиції щодо кадрового резерву та підвищення кваліфікації працівників відділу.

4.7. Уносити керівництву пропозиції з питань удосконалення та підвищення ефективності роботи з організаційно-розпорядчими документами.

4.8. Подавати міському голові у встановленому порядку пропозиції щодо відзначення працівників відділу обласними та міськими нагородами, застосування форм матеріального заохочення за високі досягнення у праці.

V. Організація роботи

5.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду міським головою у встановленому порядку.

5.2. Начальник здійснює функціональні обов’язки відповідно до повноважень відділу та несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.

5.3. Посадові інструкції начальника та працівників відділу погоджує заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючий справами виконавчого комітету міської ради та затверджує міський голова.

5.4. Положення про відділ затверджується рішенням Кам'янської міської ради. Зміни та доповнення до положення про відділ уносяться в порядку, встановленому для його затвердження.

5.5. У разі утворення структурних підрозділів їх положення затверджуються розпорядчим документом міського голови.

5.6. Відділ взаємодіє з юридичним відділом щодо візування розпорядчих документів.

5.7. Відділ зберігає та використовує печатки Кам'янської міської ради та виконавчого комітету із зображенням та без зображення Державного Герба України відповідно до встановленого порядку, користується круглою печаткою виконавчого органу міської ради та необхідними штампами у випадках, передбачених правилами діловодства.

5.8. Відділ забезпечується приміщеннями, телефонним зв’язком, засобами комп’ютерної та оргтехніки, доступом до мережі Інтернет, канцелярськими товарами для здійснення повноважень, відповідно обладнаними місцями для зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань ведення діловодства та організаційної роботи в органах місцевого самоврядування.

Затверджено рішенням міської ради від 28.04.2016 №196-07/VІІ